什么是ISO體系

ISO體系是國際標準化組織為促進國際間的合作和標準的統一，按照一定程序發布的一系列標準的總稱。

ISO文件管理的困境

審核不規范

剛通過認證時情況良好，但隨著時間推移和人員變動，經常出現編審不按流程規范而導致失控的情況。

版本混亂

新版本發放后舊版本回收困難，工作量繁雜，經常出現新舊版本同存的狀況，造成不必要的損失。

查詢困難

隨著文件增多，如何快速調閱是比較困難的事，而且文件還需要關聯許多其他文檔，查找費時費力。

無法及時發放

經常發生不能及時發放的現象，或者由于缺乏及時的通知或工作遺漏，造成發放后的接收不及時。

解決方案 – ISO文控管理

管控流程

遵循ISO體系文控管理的標準，提供強大的流程管理和文件全生命周期管理，使用電子化流程規范ISO文件的內控過程。

  • 規范了ISO文件的編制、修改、審核、分發、收回、借閱、銷毀等的全過程

  • 支持流程定制，根據企業實際需求，調整或修改流程

  • 多級流程策略設置，對不同的文件分類設置不同的審批流程

  • 支持串簽、并簽、會簽等多種流程形式

編制審批

  • 表單靈活性高，可自定義審批節點、審批負責人
  • 支持表單自定義，可定義表單的字段等內容
  • 支持自定義審批模塊，步驟、審批人員都可靈活設置
  • 支持手機微信、釘釘推送審批消息，實現移動辦公

分發收回

  • 支持電子分發、紙質分發等多種模式
  • 電子分發可限定分發期限，過期失效
  • 通過流程控制收回電子文檔和紙質文檔
  • 詳細記錄所有分發、收回操作

回顧

  • 對受控文件設置提醒，定期回顧
  • 回顧文件通過審批后，可延期使用
  • 回顧文件通過審批后，可處理文件過期
  • 回顧文件通過審批后，確認文件需要修改，讓文件失效

借閱

  • 由用戶自主填寫表單發起借閱申請
  • 在線查看、打印PDF、下載PDF、打印原件、下載原件
  • 限時查看，超過借閱期限自動收回
  • 實體文件借閱：查看原件、借用復印件、借用原件

廢止

  • 可自定義文件的廢止日期，到期自動廢止
  • 文件廢止申請通過后，系統發送消息給知會人員
  • 通過廢止審批的文件自動加上已失效標簽
  • 廢止文件自動存檔到指定位置

意見處理

  • 提交表單，就具體文件提出處理意見
  • 文件管理員根據實際情況，決定采納或拒絕該則處理意見
  • 意見的提出、采納、拒絕通過表單規范化跟蹤
  • 系統自動記錄意見的處理結果

文件庫存儲

文件分類存放，結合屬性擴展、全文搜索、權限控制、版本管理等功能實現統一管理。

  • 按文件夾導航有序存放各類入庫文件

  • 采用編號規則自動生成編號，并支持編號規則定制

  • 全文搜索配合權限控制，在快速調閱文件的同時保證文件安全性

  • 版本管理保證調閱的都是最新版的文件，同時又能追溯歷史版本

直接分發到工位

全稱電子化處理，減少人工，降低泄密風險。

  • 事先設定推送時間及推送文檔內容，無須手工分發簽收

  • 無須全文檔分發，設置工位對應頁碼，僅分發部分頁面內容

  • 生產完成系統自動收回

  • 電子化管理，減少人工，降低泄密風險

統計報表

各位統計報表展示、導出，支持擴展和定制。

  • 借閱信息統計：歷史借閱信息、未批準借閱、未歸還借閱、逾期未還借閱

  • 文件報表統計：每個文件夾文件數、借出數、逾期未歸還數

  • 實體文件借出統計：全部借出的實體文件、逾期未歸還的文件

  • 文件分發待簽統計、收回待簽統計

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系統演示